تحتفظ معظم المنشآت بالتزاماتها البيئية في عدة مواضع في آن واحد، كالتصاريح وخطابات الموافقة والتزامات الدراسات والعقود والسياسات الداخلية. وعندما لا تُجمع هذه الالتزامات في مكان واحد، يصعب معرفة ما هو مستحق، ومن المسؤول عنه، وكيف يمكن إثبات الامتثال. ويعالج سجل الامتثال هذه المشكلة بوضع جميع الالتزامات في قائمة واحدة منظمة.
ما سجل الامتثال؟
سجل الالتزامات البيئية قائمة تتضمن كل متطلب يجب على المنشأة استيفاؤه، مع تحديد الشخص المسؤول، والتكرار أو موعد الاستحقاق، والدليل الذي يثبت الوفاء به. وهو أداة عمل يومية لفريق التشغيل، كما يمنح الإدارة صورة واضحة عن وضع المنشأة في أي وقت.
لماذا تحتاج المنشأة إلى سجل امتثال؟
- كثيرًا ما تتضمن التصاريح والموافقات شروطًا عديدة، لكل منها تكراره ومسار الإبلاغ الخاص به.
- تتغير المسؤوليات بانتقال الموظفين بين المهام أو بتغيّر المقاولين، وقد تضيع المعرفة المتراكمة.
- تطلب عمليات التفتيش والتدقيق أدلة، ويبيّن السجل مكان حفظ هذه الأدلة.
- تتطلب مواصفة ISO 14001 من المنظمة تحديد التزامات الامتثال الخاصة بها وتقييم مدى الوفاء بها، والسجل وسيلة عملية لتحقيق الأمرين معًا.
مصادر الالتزامات
يستند السجل المكتمل إلى كل مصدر يُنشئ متطلبًا على المنشأة. ومن المصادر المعتادة:
- قانون حماية البيئة رقم 42 لسنة 2014 المعدّل بالقانون رقم 99 لسنة 2015، واللوائح ذات الصلة بالنشاط
- شروط التصاريح والموافقات الصادرة عن الهيئة العامة للبيئة أو الجهات المختصة الأخرى
- الالتزامات الواردة في دراسات تقييم الأثر البيئي وخطط الإدارة البيئية
- البنود التعاقدية مع العملاء أو المؤجرين أو الجهات الممولة
- الالتزامات الطوعية، مثل سياسات المجموعة أو أهداف الاستدامة
ويتوقف تحديد المتطلبات القانونية المنطبقة على طبيعة النشاط، ولذلك ينبغي تأكيد قائمتها مع الجهة المختصة ومراجعتها كلما تغيّر النشاط.
محتوى كل بند في السجل
البند المفيد موجز ومحدد، ويتضمن عادةً:
- المصدر ومرجعه، مثل رقم التصريح والشرط المعني
- المتطلب بصياغة واضحة وبسيطة
- المنطقة أو العملية أو المعدة التي ينطبق عليها
- الشخص أو الوظيفة المسؤولة
- التكرار أو موعد الاستحقاق
- الدليل الذي يثبت الامتثال ومكان حفظه
- الحالة الراهنة وأي ملاحظات
خطوات إعداد السجل
- جمع الوثائق. اجمع التصاريح والموافقات السارية والتزامات الدراسات والعقود ذات الصلة.
- استخراج الالتزامات واحدًا تلو الآخر. قسّم الشروط الطويلة إلى إجراءات منفصلة، مع الحفاظ على صياغة قريبة من المصدر حتى لا يتغير المعنى.
- الاتفاق على المسؤولين. أسند كل التزام إلى وظيفة محددة، وأكّد ذلك مع الشخص المعني.
- تحديد الدليل. حدد السجل الذي يثبت الامتثال، مثل تقرير رصد أو إشعار نقل نفايات أو سجل تدريب.
- وضع آلية للمراجعة. اتفق على عدد مرات مراجعة السجل وطريقة إصدار التذكيرات.
وكثيرًا ما يكفي جدول بيانات للبداية، وقد تنقل المنظمات الأكبر السجل لاحقًا إلى نظام إدارة أو برنامج مخصص.
إبقاء السجل محدّثًا
لا تكون للسجل فائدة إلا إذا ظل محدّثًا. وإلى جانب المراجعة الدورية المجدولة، ينبغي تحديثه عند صدور تصريح أو تجديده، أو تغيّر عملية أو معدة أو مادة، أو صدور لائحة أو تعديلها، أو عند خروج عملية تفتيش أو تدقيق بملاحظات.
أخطاء شائعة
- نسخ نصوص التصاريح كاملة في السجل دون تحويلها إلى إجراءات
- ترك التزامات دون مسؤول محدد
- تسجيل المتطلب دون تحديد الدليل على الوفاء به
- الاعتماد على شخص واحد في إدارة السجل
كيف يمكن أن تساعدكم لوذان
تساعد لوذان الدولية للاستشارات البيئية المنشآت في دولة الكويت على تحديد التزاماتها البيئية، وإعداد سجل امتثال يناسب طبيعة عملياتها، ووضع الإجراءات التي تبقيه محدّثًا. تواصلوا مع فريقنا لمناقشة مراجعة التزاماتكم القائمة.
